DÒNG TIỀN VÀ CÁCH QUẢN LÝ DÒNG TIỀN HIỆU QUẢ TRONG KINH DOANH

DÒNG TIỀN VÀ CÁCH QUẢN LÝ DÒNG TIỀN HIỆU QUẢ TRONG KINH DOANH

1. Dòng tiền là gì?
Dòng tiền là lượng tiền vào và ra của cửa hàng, doanh nghiệp. Dòng tiền bao gồm 2 chiều: Tiền đến nhờ hoạt động mua hàng của khách hàng và tiền đi thông qua các chi phí như nhập hàng, tiền lương nhân viên, chi phí vận hành cửa hàng như tiền thuê mặt bằng, tiền điện, nước, mạng internet,…

Quản lý dòng tiền là quản lý các khoản thu – chi của cửa hàng, và quản lý dòng tiền được xem là hiệu quả khi bạn có thể hạn chế hoặc làm chậm quá trình chi tiêu tiền mặt và huy động hoặc làm tăng tốc các khoản thu về

2. Vì sao cần quản lý dòng tiền trong kinh doanh?
Cho dù là 1 công ty lớn hay 1 cửa hàng nhỏ thì quản lý dòng tiền cũng là vấn đề sống còn, đặc biệt trong kinh doanh, khi dòng tiền vận động liên tục thì việc đảm bảo sự ổn định của nó sẽ quyết định mức độ an toàn hay ổn định của hoạt động kinh doanh. Sự dịch chuyển nhỏ khi xảy ra rủi ro về tiền cũng sẽ khiến những người kinh doanh đau đầu, nhất là vấn đề chênh lệch và sự thất thoát không có nguyên do.

Vậy quản lý dòng tiền trong kinh doanh hiệu quả sẽ giúp ích gì cho cửa hàng, doanh nghiệp?
– Quản lý dòng tiền giúp quá trình kinh doanh ổn định, giảm thiểu chi phí
– Quản lý dòng tiền hiệu quả là dấu hiệu ban đầu của một mức lợi nhuận cao
– Quản lý dòng tiền là yếu tố quan trọng để đưa ra các chiến lược kinh doanh
– Quản lý dòng tiền tốt sẽ giảm thiểu thất thoát trong kinh doanh
– Đối phó tốt hơn trong những rủi ro kinh doanh hay giai đoạn khó khăn không lường trước

3. Cách quản lý dòng tiền hiệu quả trong kinh doanh bán lẻ

1. Quản lý tiền mặt rạch ròi từng khoản
Trong kinh doanh, không phải bạn cứ nắm bắt được mình đang có bao nhiêu tiền, đã chi bao nhiêu tiền là có thể quản lý tốt tiền như bạn nghĩ. Vì hoạt động kinh doanh diễn ra 1 cách liên tục và mang tính chất khác nhau: Tiền hàng, tiền trong quá trình kinh doanh, tiền lãi, tiền rủi ro… và điều cần thiết là quản lý tiền mặt theo từng nhóm khác nhau gắn với chính hoạt động kinh doanh.
Với cách quản lý này bạn không chỉ đảm bảo tính ổn định cho hoạt động kinh doanh chung mà còn dễ dàng tính toán tổng thu chi, lượng lãi lỗ hoặc dễ dàng nắm bắt những lỗ hổng nếu lượng tiền thu vào và chi ra không tương xứng với nhau.

2. Có kế hoạch thu chi theo thời gian cụ thể
Để có thể quản lý dòng tiền hiệu quả và dễ theo dõi bạn nên lập cho mình 1 kế hoạch, đơn giản nhất là quản lý dòng tiền bằng excel ghi đầy đủ cùng những dự kiến trong tương lai gần về những khoản tiền sẽ chi, khoản dự trù cho từng mốc thời gian cụ thể.
Hơn thế, 1 kế hoạch cụ thể cho quản lý tiền mặt sẽ cảnh báo cho bạn với những chương trình sẽ diễn ra ví dụ như quảng cáo, hay chương trình khuyến mãi để bạn có thể chuẩn bị những khoản chi trước, tính toán hợp lý để không ảnh hưởng đến các khoản khác theo như đã định liệu.

3. Dự trù chi phí phát sinh, rủi ro
Một lưu ý khi quản lý tiền mặt là luôn có 1 khoản được bỏ ra để dự trù các khoản phát sinh bất chợt hoặc rủi ro không lường trước để tránh ảnh hưởng đến công việc kinh doanh. Nếu bạn không lường trước khoản này, có khi rủi ro khá lớn khiến bạn xoay tiền không kịp. Hay đúng lúc gần hết tiền của cửa hàng đều đem đi lấy hàng thì phát sinh rủi ro sẽ khiến công việc kinh doanh gặp rắc rối lớn. Đây cũng là những lý do vì sao hay xảy ra các cuộc khủng hoảng trong nội bộ cho dù đó là công ty lớn hay 1 cửa hàng nhỏ nếu rủi ro này xảy ra 1 cách liên tục.

4. 4 CÔNG CỤ QUẢN LÝ DÒNG TIỀN TRONG KINH DOANH

1. Quản lý tiền mặt bằng sổ sách
1 công cụ lâu đời nhất mà chúng ta vẫn thường sử dụng là giấy tờ, sổ sách theo cách quản lý truyền thống. Với cách này áp dụng khá hiệu quả cho các cửa hàng nhỏ theo hộ gia đình hoặc các cửa hàng mới bắt đầu kinh doanh. Vì số tiền mặt không có quá nhiều hơn nữa rủi ro không cao, nên quản lý tiền mặt theo cách ghi chép vẫn mang lại hiệu quả nhất định.
Theo đó với hình thức quản lý này, kết hợp cùng quản lý hàng hóa, lượng chi tiêu được ghi ra và tổng hợp mỗi cuối ngày để xem lãi lỗ. Các khoản chi tiêu dùng phải được tính toán riêng: Tiền nguồn hàng, tiền thuê nhân viên, chi phí vận hành,… Tuy nhiên cũng như đã nói ở trên, hình thức quản lý tiền mặt sổ sách bị giới hạn bởi quy mô cửa hàng. Với các cửa hàng có quy mô lớn hơn hình thức này sẽ dễ dàng nảy sinh thất thoát. Hơn nữa nếu làm mất sổ thì toàn bộ thông tin thu chi của cửa hàng cũng bị mất theo và đây là 1 rủi ro rất lớn.

2. Quản lý dòng tiền bằng Excel
Quản lý dòng tiền bằng Excel mà phần mềm được sử dụng chủ yếu cho bên kế toán với cấu trúc theo bảng, tích hợp nhiều phép tính cho phép việc quản lý tiền mặt đơn giản hơn. Đây là phương thức được sử dụng khá rộng rãi với các cửa hàng vừa và có cả các cửa hàng lớn với 1 số mặt hàng kinh doanh có dòng tiền ổn định.

Hình thức quản lý tiền mặt này dựa trên việc thiết kế theo cột, lưu trữ thông tin các giao dịch, lượng tiền thu chi hàng ngày và các công thức tính toán được lập trình sẵn khiến việc quản lý chính xác hơn. Thêm vào đó khả năng lưu trữ lớn cho phép chúng ta lưu trữ với mức dữ liệu khổng lồ. Tuy nhiên, để sử dụng ứng dụng này có hiệu quả, bạn cần nắm được thành tạo 1 số cách tính cũng như tạo 1 mẫu file excel quản lý dòng tiền 1 cách khoa học, tổng quan thì mới có thể quản lý dòng tiền hiệu quả cho cửa hàng bằng excel.

Thêm vào đó, dữ liệu này là file offline và người quản lý sẽ khó nắm bắt được khi không có mặt tại cửa hàng. Nếu trong quá trình chỉnh sửa hay cập nhật dữ liệu mà mất điện thì toàn bộ quá trình quản lý tiền mặt trước đó sẽ bị mất. Và xét chung cách tính toán vẫn cần đến khá nhiều thời gian và công sức của người kinh doanh.

3. Quản lý dòng tiền bằng Google Sheets
Google Sheets có thể hiểu nôm na giống như 1 file online của Excel, giao diện này cho phép bạn sử dụng hoàn toàn như 1 file Excel, nhưng dữ liệu trên Google Sheets sẽ được lưu trên đám mây và bạn hoàn toàn có thể tải dữ liệu về máy để lưu trữ.

Quản lý dòng tiền bằng Google Sheets tối ưu hơn quản lý dòng tiền bằng Excel đó là bạn có thể dễ dàng kiểm tra tình hình thu chi của cửa hàng ở bất cứ đâu, bằng bất cứ thiết bị nào, chỉ cần có kết nối internet. Đặc biệt Google Sheets có chế độ lưu tự động và nhiều người có thể cùng chỉnh sửa 1 lúc.

Tuy nhiên khả năng quản lý tiền mặt của ứng dụng này cũng có nhiều bất cập như bản offline. Bạn cần phải có hiểu biết nhất định về các hàm tính trên Sheets. Ngoài ra, cách quản lý dòng tiền này cũng không phù hợp với các cửa hàng có quy mô lớn, đặc biệt là các chuỗi cửa hàng.

4. Quản lý tiền mặt với phần mềm quản lý bán hàng
Là tích hợp đầy đủ “công cụ” quản lý cho quá trình kinh doanh thuận tiện, nhanh chóng, chính xác và tiết kiệm chi phí. Điều tuyệt vời của ứng dụng này là ngoài những tính năng cho quản lý dòng tiền, bạn còn có thể quản lý hàng hóa, quản lý tồn kho, quản lý khách hàng, nhân viên, báo cáo,… với nhiều ưu việt hơn hẳn các cách quản lý thông thường

1 ưu điểm khi sử dụng phần mềm quản lý bán hàng để quản lý dòng tiền mà các phương pháp trên không có được đó là khả năng đồng bộ bán hàng đa kênh. Nếu như bạn chỉ bán hàng tại cửa hàng thì có thể sử dụng các cách trên vẫn ok, nhưng khi bán có bán hàng online như bán hàng trên Facebook chẳng hạn thì việc quản lý dòng tiền sẽ khó khăn hơn rất nhiều.

Nguồn: Sapo blog

THICHBLOG.NET

Cả một đời quá ngắn để chần chừ!

admin has 693 posts and counting.See all posts by admin

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.